Rozpoczęliśmy współpracę od serii warsztatów z zespołem PepsiCo, w trakcie których zebraliśmy szczegółowe wymagania dotyczące procesu promocji oraz scenariusze dla różnych przypadków użycia. Na ich podstawie przygotowaliśmy dokument specyfikujący projekt aplikacji FreeGoods, definiując kluczowe elementy systemu — formularze zgłoszeń promocyjnych, formularze akceptacji oraz przebieg procesu z przypisanymi rolami.

W efekcie zaprojektowaliśmy aplikację, która ustandaryzowała cały proces, wprowadzając walidację danych, wersjonowanie formularzy oraz kontrolę przebiegu procesu poprzez silnik procesowy. Stworzyliśmy edytowalną macierz akceptacji, która automatycznie wyznacza odpowiednich akceptorów na podstawie miejsca generowania kosztów i wartości promocji, a użytkownicy otrzymują powiadomienia e-mail o zadaniach wymagających ich działania. Dodatkowo system pozwala na dodawanie aneksów i zmian warunków promocji oraz wskazywanie zastępstw w przypadku nieobecności osób odpowiedzialnych.

Dodatkowo aplikacja została wyposażona w mechanizmy raportowe i monitoring statusów wniosków, które zapewniają pełną przejrzystość procesu na każdym etapie jego realizacji. Dzięki temu zespoły PepsiCo zyskały bieżący wgląd w realizowane promocje, możliwość szybkiej identyfikacji wąskich gardeł oraz dostęp do danych wspierających dalszą optymalizację procesów sprzedażowych i promocyjnych.