Podsumowanie artykułu
- Wybór modelu rozliczeń (time and materials fixed-price) ma kluczowy wpływ na sukces projektu IT.
- Model time and materials daje elastyczność i kontrolę nad projektem, ale trudniej przewidzieć jego koszt.
- Umowa fixed-price zapewnia stabilny budżet i termin, jednak ogranicza możliwość zmian w trakcie realizacji.
- Model QT&M to trzecia droga — łączy elastyczność T&M z przewidywalnością kosztów fixed-price.
- Dzięki QT&M łatwiej kontrolować budżet, ryzyko i zakres projektu, zachowując przy tym swobodę działania.
W tworzeniu oprogramowania na zamówienie czy rozwiązań cyfrowych wybór odpowiedniego modelu rozliczeń może przesądzić o sukcesie lub porażce projektu. w tym artykule omawiamy zalety i wady dwóch najczęściej stosowanych rodzajów umów: time and materials oraz fixed-price. Przedstawimy też innowacyjne rozwiązanie pośrednie — Quoted Time and Materials (QT&M). Niezależnie od tego, czy jesteś start-upem potrzebującym dużej elastyczności, czy dużą firmą stawiającą na przewidywalność budżetu, zrozumienie różnic między umowami time and materials i fixed-price pozwoli Ci wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twoich potrzeb.
Czym są umowy typu time and materials?
Umowa time and materials zakłada rozliczanie rzeczywistego czasu pracy i zużytych zasobów w trakcie tworzenia oprogramowania Time” oznacza w tym przypadku godziny przepracowane przez członków zespołu projektowego, natomiast „materials” w kontekście projektów IT odnosi się głównie do licencji na oprogramowanie czy dostępu do serwerów, choć czasem może też obejmować zakup specjalistycznego sprzętu.
Innymi słowy, klient zgadza się płacić ustaloną stawę godzinową za faktycznie przepracowany czas oraz pokrywać koszty niezbędnego oprogramowania.
Model rozliczeń time and material wymaga również większego zaangażowania klienta. Jest on regularnie informowany o postępach prac i może na bieżąco wpływać na kierunek działań zespołu deweloperskiego. To właśnie sedno tego rodzaju kontraktu — stworzenie elastycznych ram współpracy, które pozwalają dostosowywać zakres i cele projektu w miarę jego rozwoju.
Zalety umów time and materials
Największą zaletą modelu time and material jest elastyczność. Ponieważ dostawca usług rozlicza się na bieżąco, klient może w każdej chwili dodać nowe cele do projektu lub całkowicie zmienić jego zakres, jeśli pojawi się taka potrzeba.
Choć takie podejście wiąże się z ryzykiem przekroczenia budżetu, daje też możliwość zakończenia współpracy w dowolnym momencie, gdy dalsza realizacja zaczyna zbyt mocno obciążać zasoby firmy.
Model ten pozwala również przyspieszyć prace (na przykład, by wyprzedzić konkurencję lub zdążyć przed planowaną premierą) albo zwolnić tempo, gdy bieżące koszty stają się zbyt wysokie — wystarczy zwiększyć lub zmniejszyć liczbę godzin pracy bądź członków zespołu. Oczywiście wszystko w granicach rozsądku, bo jak mówi stary żart na temat zarządzania projektami: „dziewięć kobiet nie urodzi dziecka w miesiąc”.
Tego rodzaju elastyczność jest szczególnie cenna w przypadku firm działających w dynamicznym i nieprzewidywalnym środowisku biznesowym.
Co więcej, model time and materials opiera się na bardzo ścisłej współpracy z klientem. Zachęca go do bieżącego monitorowania postępów prac i aktywnego udziału na każdym etapie tworzenia oprogramowania. Oznacza to, że ten typ umowy daje dużą kontrolę nad zakresem i postępem projektu. Taka forma współpracy okazuje się szczególnie przydatna wtedy, gdy nie masz jeszcze pełnej pewności, jaki ostateczny kształt ma przyjąć Twój produkt.
W branży IT często żartuje się, że klienci nigdy nie potrafią dokładnie określić, czego naprawdę chcą. Nie zawsze jednak jest to ich wina — w trakcie procesu tworzenia oprogramowania często dopiero wychodzi na jaw, że niektóre funkcje trzeba dodać lub zmodyfikować. Co więcej, w wysoce konkurencyjnym środowisku biznesowym konieczne może być przesunięcie akcentów projektu ze względu na pojawiające się trendy, nowe oczekiwania klientów czy działania konkurencji.
Podobnie w przypadku start-upów, które eksplorują zupełnie nowe obszary, podejście time and materials może okazać się wręcz niezbędne — nikt przecież nie wie z góry, które rozwiązania faktycznie się sprawdzą.
Zalety umów time and materials:
- Elastyczność — możesz wprowadzać zmiany w projekcie wtedy, gdy są potrzebne.
- Aktywne uczestnictwo klienta — masz wpływ na każdy etap realizacji.
- Zdolność adaptacji — możesz zmienić kierunek działań, gdy wymaga tego sytuacja.
Wady modelu rozliczeniowego time and materials
Największą wadą tego rodzaju kontraktu jest brak przewidywalności, zwłaszcza jeśli chodzi o całkowity koszt projektu. Choć możliwość dostosowania zakresu prac, dodawania nowych funkcji czy nawet całkowitej zmiany kierunku w trakcie realizacji jest ogromnym atutem, równie łatwo może to doprowadzić do nadmiernego wzrostu kosztów. Częściowym rozwiązaniem tego problemu bywa zapis w umowie typu not-to-exceed clause, który ogranicza maksymalną kwotę, jaką można wydać w ramach projektu.
Trzeba jednak pamiętać, że w praktyce nie zawsze da się osiągnąć wszystkie cele w wyznaczonych ramach budżetowych. w związku z tym istnieje ryzyko finansowe, a bez odpowiedniego zarządzania ryzykiem łatwo jest przekroczyć budżet lub wyczerpać środki, zanim produkt będzie gotowy. To samo dotyczy czasu realizacji projektu. Jeśli jego zakres może się zmieniać, a cele nie są dokładnie określone, nie sposób precyzyjnie przewidzieć, ile potrwa cały proces.
Wady modelu time and materials:
- Przekroczenie kosztów — bardzo łatwo wydać więcej, niż planowano, dodając nowe cele lub modyfikując istniejące.
- Nieokreślony czas i koszt — niemal niemożliwe jest dokładne oszacowanie, ile czasu i pieniędzy pochłonie realizowany w tym modelu.
Umowy fixed-price
Umowa fixed-price to model współpracy, w którym strony ustalają z góry stałą kwotę za dostarczenie gotowego produktu programistycznego czy rozwiązania cyfrowego. Oznacza to, że w przeciwieństwie do umów time and materials, w przypadku fixed-price cała odpowiedzialność za zarządzanie projektem i budżetem spoczywa na firmie programistycznej.
Klient przekazuje szczegółowe wymagania projektowe i oczekiwania wobec produktu, a dostawca usług szacuje ilość czasu i zasobów potrzebnych do realizacji projektu oraz przedstawia wycenę końcową. Od tego momentu to firma deweloperska oraz jej project manager odpowiadają za to, by wszystko zostało wykonane na czas i w ramach ustalonego budżetu. Zadaniem klienta jest jedynie odebranie gotowego produktu, gdy zostanie on ukończony.
Zalety umów fixed-price
Największą zaletą umów fixed-price jest przewidywalność. z góry wiadomo, ile projekt będzie kosztował i jak długo potrwa jego realizacja. Dzięki temu można łatwo uwzględnić wydatki w budżecie i nie martwić się o ewentualne korekty cenowe. Wszelkie nieprzewidziane koszty spoczywają na stronie wykonawcy.
Umowy fixed-price mają też z góry określony termin zakończenia, co czyni je dobrym rozwiązaniem w przypadku projektów o jasno zdefiniowanym zakresie, znanych wymaganiach lub tam, gdzie istotne jest ścisłe zarządzanie ryzykiem i utrzymanie wydatków w ryzach.
Dodatkowym plusem jest to, że w przeciwieństwie do modelu time and material, umowa fixed-price nie wymaga dużego zaangażowania klienta w codzienny przebieg projektu.
Zalety umów fixed-price:
- Przewidywalność — od początku wiesz, ile projekt będzie kosztował i ile potrwa.
- Brak konieczności nadzoru — przekazujesz wymagania i budżet, a w zamian otrzymujesz gotowy produkt.
Wady umów fixed-price
Model fixed-price zakłada, że projekt ma ściśle określony zakres, który można precyzyjnie przewidzieć z wyprzedzeniem. w praktyce jednak nie zawsze jest to możliwe. w takich sytuacjach model fixed-price może być nawet bardziej ryzykowny niż model time and materials, ponieważ w trakcie realizacji nie ma możliwości modyfikacji wymagań projektu.
Choć ten model często ułatwia zarządzanie ryzykiem, to jeśli pojawi się potrzeba zmiany założeń lub dodania nowych funkcjonalności, konieczne jest rozszerzenie istniejącej umowy lub podpisanie nowej — a to z reguły wiąże się z dodatkowymi kosztami. w efekcie końcowa cena projektu może okazać się wyższa niż w przypadku modelu time and material.
Kolejną wadą umów fixed-price jest ograniczona kontrola klienta nad przebiegiem prac. Jeśli finalny produkt okaże się niezgodny z oczekiwaniami, klient może jedynie argumentować, że wykonawca nie spełnił warunków umowy. Często jednak problemy wynikają nie z błędów po stronie dostawcy, lecz z nieprecyzyjnych zapisów umowy lub braku pełnej świadomości klienta co do rzeczywistych potrzeb projektu.
Wady modelu fixed-price:
- Z góry ustalone ramy — w modelu fixed-price wszystko jest ustalone wcześniej, więc dostajesz to, co przewidziano na starcie projektu.
- Brak elastyczności — wszelkie zmiany w celach projektu są niemożliwe lub bardzo kosztowne.
- Ograniczona kontrola — po zleceniu prac wykonawcy projekt wymyka się spod Twojego bezpośredniego nadzoru.
- Ryzyko nieprecyzyjnych założeń — dostawca zrealizuje to, co określisz w specyfikacji, ale jeśli nie będzie ona wystarczająco dokładna, efekt może odbiegać od Twoich faktycznych oczekiwań.
Time and materials vs. fixed-price — porównanie modeli
Pod pewnymi względami umowy time and materials można uznać za bardziej sprawiedliwe niż umowy fixed-price, ponieważ klient płaci jedynie za faktyczny czas poświęcony na realizację projektu. w przypadku modelu fixed-price znaczną część kosztów stanowią prace przygotowawcze, takie jak np. badania użytkowników czy analiza biznesowa niezbędne do opracowania szczegółowej specyfikacji i oszacowania całkowitego kosztu projektu z góry. Ma to na celu uniknięcie sytuacji, w której dostawca usług po wykonaniu absolutnego minimum „odpoczywa” za pieniądze klienta.
Z drugiej strony, umowy fixed-price oferują znacznie większą przewidywalność kosztów — płacisz tyle, ile zostało ustalone, a wszelkie kwestie związane z czasem pracy i zużytymi zasobami stają się problemem project managera. Otrzymujesz produkt zgodny z tym, co zostało określone na etapie planowania. Oczywiście pozostaje nadzieja, że w momencie dostarczenia będzie to wciąż dokładnie to, czego potrzebujesz. w przeciwieństwie do fixed-price, model time and materials jest mniej przewidywalny i może prowadzić do gwałtownego wzrostu kosztów, jeśli zakres projektu zacznie się zmieniać lub pojawią się nowe cele.
Z kolei decydując się na fixed-price, trzeba liczyć się z ryzykiem, że po zakończeniu projektu okaże się, iż potrzebujesz dodatkowych funkcjonalności lub zmian — a wtedy koszt wprowadzenia poprawek może być bardzo wysoki. w efekcie całkowite wydatki mogą okazać się niższe w modelu time and material, mimo że początkowo wydawało się odwrotnie.
Dlatego wybór odpowiedniego modelu rozliczeniowego nie polega na tym, by rozstrzygnąć, który z nich „wygrywa” w pojedynku time and materials vs. fixed-price, lecz na dopasowaniu go do konkretnego zakresu projektu i oczekiwań.
Model rozliczeń time and material sprawdzi się w takich sytuacjach jak:
- projekty badawczo-rozwojowe (R&D),
- szybkie tworzenie prototypów,
- realizacje, w których wymagania nie są jeszcze znane lub mogą się zmieniać.
Dlatego jest to dobre rozwiązanie dla start-upów, które eksplorują nowe nisze rynkowe, a także dla firm działających w dynamicznym i konkurencyjnym otoczeniu, gdzie trzeba stale dostosowywać się do zmieniających się trendów i standardów.
Z kolei umowa fixed-price będzie odpowiednia dla tych, którzy potrzebują przewidywalnego, stałego budżetu — na przykład dla instytucji publicznych czy firm podlegających ścisłym regulacjom i zasadom zgodności. Sprawdzi się również w przypadku krótkoterminowych, prostych projektów, takich jak:
- podstawowe aplikacje mobilne,
- projekty typu proof of concept (PoC) pokazujące działanie wybranej funkcjonalności w ograniczonym zakresie,
- strony internetowe kampanii marketingowych.
Kiedy warto wybrać time and materials:
- Nie masz jeszcze pewności, czego dokładnie potrzebujesz.
- Chcesz na bieżąco monitorować postęp prac.
- Potrzebujesz elastyczności, by móc zmieniać kierunek działań.
- Nie masz sztywno określonego budżetu ani terminu zakończenia projektu.
Kiedy warto wybrać fixed-price:
- Dysponujesz stałym, niezmiennym budżetem.
- Musisz z góry dokładnie określić koszty.
- Wiesz dokładnie, jaki produkt chcesz otrzymać.
Alternatywny model umowy od Fabrity Digital — Quoted Time and Materials (QT&M)
Jeśli nadal nie masz pewności, czy lepszym wyborem będzie time and material, czy fixed-price, w Fabrity Digital proponujemy trzecie rozwiązanie — model quoted time and materials (QT&M).
W tym modelu cena kontraktu opiera się na jasno zdefiniowanym backlogu zadań, z których każde ma przypisany określony czas realizacji i nakład pracy. Całkowity koszt projektu stanowi więc sumę cen poszczególnych zadań.
Można to sobie wyobrazić jako zestaw klocków, z których klient buduje własny projekt — wybiera funkcjonalności i elementy, które są dla niego najważniejsze, a te mniej istotne, które nie mieszczą się w budżecie, może pominąć. Dzięki naszemu dużemu doświadczeniu w projektowaniu i budowaniu rozwiązań cyfrowych w różnych branżach jesteśmy w stanie dokładnie oszacować koszt, czas i zasoby potrzebne do realizacji każdego zadania.
Ten model umowy pozwala uniknąć tzw. „studni bez dna”, często kojarzonej z kontraktami time and material, czyli sytuacji, w której klient płaci za czas pracy deweloperów, nie mając pewności, jak długo potrwa realizacja konkretnej funkcjonalności, a tym samym, ile ostatecznie zapłaci.
Z kolei w przypadku umowy fixed-price koszty projektu bywają zawyżone, ponieważ dostawca usług dolicza sobie margines bezpieczeństwa na wypadek nieprzewidzianych problemów lub zmian w zakresie projektu. Taka „rezerwa” może sięgać nawet połowy całkowitej ceny, a czasem więcej.
W modelu quoted time and materials taki bufor bezpieczeństwa nie jest potrzebny. w Fabrity Digital mamy duże doświadczenie w realizacji projektów digitalowych w tym modelu i jesteśmy w stanie precyzyjnie wycenić osobno każdą funkcjonalność pod kątem pracochłonności i czasochłonności.
Jeśli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba rozszerzenia zakresu o nowe funkcjonalności, wystarczy dodać kolejne zadania do backlogu, z góry określając ich cenę. Dzięki temu łatwo można kontrolować budżet i ryzyko, zachowując przy tym elastyczność działania.
Innymi słowy, model quoted time and materials pozwala na lepsze zarządzanie ryzykiem i kosztami w projektach digitalowych.
Kiedy warto wybrać QT&M:
- Chcesz mieć przewidywalny, ale nie całkowicie sztywny budżet.
- Potrzebujesz równowagi między przewidywalnością a elastycznością.
- Masz ogólne wyobrażenie o swoich potrzebach, ale chcesz móc dostosowywać projekt w trakcie jego realizacji.
- Zależy Ci na optymalizacji kosztów i lepszym zarządzaniu ryzykiem.
Time and materials vs. fixed-price vs. QT&M
Jak już wspomnieliśmy wcześniej, wybór między time and materials a fixed-price nie polega na tym, że jeden z modeli jest lepszy od drugiego. Każdy z nich sprawdza się w innych typach projektów.
Model time and material warto wybrać, gdy nie masz jeszcze pewności co do ostatecznego rezultatu projektu, chcesz aktywnie uczestniczyć w jego realizacji i zachować możliwość wprowadzania zmian w miarę jego postępu. Ten model jest też odpowiedni wtedy, gdy nie masz sztywno określonego budżetu ani terminu zakończenia. Głównym ryzykiem jest tu jednak niekontrolowany wzrost kosztów.
Dlatego time and material najlepiej sprawdza się w przypadku:
- prototypowania,
- start-upów,
- konkurencyjnych środowisk biznesowych, np. branży handlowej,
- aplikacji stale rozwijanych i aktualizowanych.
Z kolei model fixed-price to lepsze rozwiązanie, gdy dysponujesz stałym budżetem, musisz dotrzymać określonego terminu i dokładnie wiesz, jaki efekt chcesz osiągnąć. Trzeba jednak pamiętać, że w tym modelu istnieje ryzyko, iż otrzymasz dokładnie to, co określiłeś w specyfikacji, a niekoniecznie to, czego faktycznie potrzebujesz — i bez możliwości łatwego czy taniego wprowadzenia zmian.
Dlatego fixed-price sprawdzi się w przypadku:
- instytucji publicznych,
- prostych aplikacji o ograniczonej funkcjonalności,
- stron internetowych o charakterze tymczasowym,
- środowisk biznesowych z rygorystycznymi zasadami zgodności (compliance)., np. branży finansowej.
Jeśli jednak Twój projekt nie wpisuje się idealnie w żaden z tych dwóch modeli rozliczeń — a tak bywa w większości przypadków — najlepszym rozwiązaniem może być umowa typu quoted time and materials (QT&M).
W tym modelu projekt jest podzielony na backlog zadań, z których każde ma określony koszt, czas realizacji i nakład pracy, a ich wykonanie prowadzi do wdrożenia konkretnych funkcjonalności w budowanym rozwiązaniu digitalowym.
Dzięki naszemu bogatemu doświadczeniu w branży potrafimy precyzyjnie oszacować koszt, czas i złożoność każdego zadania, co pozwala uzyskać przewidywalny budżet i harmonogram projektu, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności w wyborze i modyfikacji funkcjonalności w trakcie trwania projektu IT.
Tego rodzaju innowacyjne podejście, oparte na doświadczeniu, to dokładnie to, czego potrzebujesz, aby zoptymalizować zarządzanie ryzykiem w swoim biznesie.
